EVALUASI KELEMBAGAAN PEMERINTAH, ADAPTASI STRUKTUR ORGANISASI DINAMIS

BATAM – PEMERINTAH Kota Batam menindak lanjuti surat Sekjen Kemendagri Nomor: 061/4315/SJ Tanggal 12 Agustus 2021 terkait evaluasi kelembagaan Sekretariat Daerah seluruh Indonesia. Upaya tersebut dilakukan untuk mewujudkan organisasi pemerintah yang tepat fungsi, tepat proses, dan tepat ukuran. Dengan lahirnya Permen PANRB No. 20 tahun 2018 tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Instansi Pemerintah, dapat menjadi sebuah landasan bagi instansi pemerintah dalam memperbaiki, menyesuaikan, dan menyempurnakan struktur dan proses organisasi yang sesuai dengan lingkungan strategisnya.

“Sebagi upaya mewujudkan organisasi yang tepat fungsi, tepat proses, dan tepat ukuran, tersebut maka dilakukanlah evaluasi terhadap Kementerian dan Lembaga dan Pemerintah Daerah. Evaluasi dilakukan mengingat tantangan kedepan yang semakin berat, sehingga perlu adanya gambaran apakah organisasi kelembagaan yang ada saat ini telah dinamis responsif atau belum dengan tantangan tersebut. Secara ideal struktur organisasi harus bersifat dinamis sebagai konsekuensi dari adaptasi terhadap dinamika perubahan lingkungan internal dan eksternal. Struktur organisasi yang baik adalah yang mampu beradaptasi secara responsif maupun antisipatif terhadap tuntutan perubahan lingkungan.

Proses organisasi merupakan gambaran berlangsungnya seluruh aktivitas organisasi untuk menciptakan dan memelihara rantai nilai (value chain) dalam rangka mencapai tujuan utama secara dinamis. Dengan demikian, di dalam proses organisasi seluruh aktivitas dan interaksi elemen-elemen organisasi harus memiliki keselarasan (alignment) satu dengan yang lain.

Berdasarkan Permen PANRB No. 20 tahun 2018 terdapat empat tahapan pokok evaluasi kelembagaan instansi pemerintah, yaitu persiapan, pengumpulan data, pengolahan dan analisis data, dan laporan evaluasi. Persiapan evaluasi meliputi penetapan tim pelaksana evaluasi kelembagaan instansi pemerintah di tingkat organization-wide instansi pemerintah dan satu tingkat di bawahnya, suborganization-wide.

Untuk tahap pelaksanaan pengumpulan data lapangan dilakukan melalui penyebaran kuesioner kepada seluruh instansi pemerintah. Metode penyebaran dan pengumpulan kuesioner dapat dilakukan dengan cara disebarkan kepada responden dalam bentuk hard copy atau dalam bentuk soft copy atau melalui fasilitas kuesioner secara online.

Sedangkan tahap pengolahan data dilakukan dengan melakukan analisis terhadap jawaban dari pertanyaan terbuka sebagai pembanding dari hasil jawaban terhadap kuesioner yang dilakukan oleh Tim Verifikasi. Dalam instrumen tersebut terdapat 66 pertanyaan. Dimana dari 66 pertanyaan tersebut yang terbagi atas beberapa bagian.

Dan dalam tahapan laporan evaluasi kelembagaan merupakan dokumen konkrit yang dapat dimanfaatkan bagi pengembangan organisasi pemerintah pada masa-masa berikutnya. Laporan evaluasi kelembagaan instansi pemerintah ini dimaksudkan sebagai salah satu media atau alat untuk meningkatkan kinerja kelembagaan instansi pemerintah secara bertahap, konsisten, dan berkesinambungan berdasarkan informasi yang dimiliki.

Untuk kegiatan verifikasi dilakukan terhadap laporan hasil evaluasi kelembagaan yang disampaikan instansi pemerintah ke Kementerian PANRB. Hasil verifikasi yang diperoleh tersebut menjadi hasil akhir atau final terhadap laporan hasil evaluasi kelembagaan pemerintah yang dilakukan instansi pemerintah. Verifikasi bertujuan untuk memeriksa dan memvalidasi hasil dari evaluasi kelembagaan yang dilakukan oleh instansi pemerintah.

Kepala Bagian Organisasi, Rudi Panjaitan, mengungkapkan bahwa Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Batam secara adaptif dan dinamis senantiasa menyesuaikan ketentuan dari Kementerian Dalam Negeri sebagaimana yang diamanahkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 56 Tahun 2019 tentang Pedoman Nomenklatur Dan Unit Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Dan Kabupaten/Kota dengan diundangkannya Peraturan Walikota Batam Nomor 56 Tahun 2019 tentangTugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam. Termasuk dengan pelaksanaan transformasi jabatan struktural kejabatan fungsional dengan keluarnya rekomendasi Kementerian Dalam Negeri Nomor: 061/4252/OTDA tentang pertimbangan penyederhanaan struktur Organisasi perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota  Provinsi Kepulauan Riau.

Berikut gambaran evaluasi terhadap kelembagaan Sekretariat Daerah Kota Batam