SOSIALISASI PERWAKO 34 TAHUN 2021: RUJUKAN TATA NASKAH DINAS SEBAGAI IMPLEMENTASI REFORMASI BIROKRASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BATAM

KOTA BATAM–Bertempat di Aula Engku Hamidah Gedung Walikota Batam, Kamis (11/11) dilaksanakan acara Sosialisasi Perwako nomor 34 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Batam. Acara sosialisasi yang diagendakan oleh Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan Kota Batam bekerjasama dengan Bagian Organisasi Setdako Batam ini diikuti oleh para Sekretaris, Kasubag Umum dan Kepegawaian serta staf dari masing-masing perangkat daerah, juga perwakilan dari kelurahan, puskesmas dan UPT se-Kota Batam.

Drs Samudin, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam  menyampaikan sesuai dengan amanat Pasal 40 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, menyeluruh sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.

Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu penciptaan arsip. Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan, peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya, sesuai dengan ketentuan peraturan-perundang-undangan. Penciptaan arsip berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sesaui dengan pasal 32 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tntang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Acara sosialisasi menghadirkan dua narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam, yaitu Rustam Efendi dan Siti Aisyah yang menyampaikan poin penting tentang penomoran naskah dinas, format Surat Perintah Tugas, Nota Dinas, Surat Dinas, penyelenggaraan tata naskah dinas, sampai dengan penggunaan dan kewenangan pejabat penandatanganan naskah dinas.

Sementara itu dalam arahannya Sekretaris Daerah Kota Batam, H. Jefridin M.Pd mengatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan yang bermutu akan menjamin penyematan dan penyediaan bahan pertanggungjawaban yang dituangkan dalam Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) untuk mendukung sistem informasi manajemen penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Keberhasilan pengelolaan arsip dengan sendirinya akan memperngaruhi kinerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah Kota Batam, karena arsip secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan kelancaran pada pada keseluruhan proses manajemen organisasi. Arsip juga dijadikan bahan pengambilan keputusan karena memiliki informasi yang sangat penting untuk menunjang kegiatan organisasi.